So kann Home Office gelingen

Aufgrund der fortwährenden Corona Krise werden immer mehr Arbeitnehmer nach Hause in’s Home Office geschickt. Für viele stellt dies eine ungewohnte Situation dar. Vor allem diejenigen, die bisher noch nie von zu Hause aus gearbeitet haben, müssen sich erst einmal mit der Arbeitsweise innerhalb der eigenen vier Wände vertraut machen. Hierbei spielen vor allem Technik & Software, die Unterstützung durch den Arbeitgeber, aber auch die eigene Disziplin eine entscheidende Rolle, damit die standortübergreifende Zusammenarbeit auch wirklich produktiv funktioniert. 

Tipps für Arbeitnehmer

Der Arbeitsplatz – nicht zu gemütlich

Wer seinen Arbeitsplatz direkt neben Sofa oder Bett hat, gerät leicht in Versuchung das ein oder andere kurzes Päuschen mehr als sonst einzulegen. Dieser gemütlich Verlockung kann den Arbeitsrhythmus jedoch durcheinanderbringen und damit für Unzufriedenheit sorgen. Arbeiten Sie daher auf keinen Fall im Bett oder auf dem Sofa. Der Arbeitsplatz sollte – falls möglich – in einem separaten Zimmer eingerichtet werden. Ein separates Arbeitszimmer bietet zudem die Möglichkeit, es steuerlich geltend zu machen.

Ablenkungsfaktoren (eli)minimieren

Ablenkungsfaktoren wie das Privathandy oder die zum Netflix schauen einladende Wohnzimmercouch stören die produktive Arbeit. Sämtliche Dinge, die ablenken können, sollte man- falls möglich – aus dem Arbeitszimmer verbannen. Kommunizieren Sie freundlich und bestimmt nach Außen – zu Partner, Kindern oder Freunden, dass Sie nicht gestört werden möchten, da Sie momentan arbeiten. So etwas Banales wie ein „Bitte nicht stören“ Schild an der Türklinke kann hierbei helfen. 

Feste Arbeitszeiten definieren

Hierdurch werden Arbeitszeit und Freizeit klar voneinander getrennt und man läuft nicht Gefahr bis spät in die Nacht zu arbeiten, da man über den Tag hinweg alles andere außer der Arbeit erledigt hat. Die festgelegten Arbeitszeiten vereinfachen auch die Kommunikation mit Kollegen oder Kunden, da klar mitgeteilt wurde, wann man erreichbar ist.

Die richtige Kleidung

Der bequeme Pyjama ist hier beim Home Office an der völlig falschen Adresse. Es kann tatsächlich helfen, sich bewusst so zu kleiden, als würde man gleich ins Büro fahren, das bedeutet: das Gammel-Outfit bleibt im Kleiderschrank! Der Effekt, den die Kleidung auf die Arbeitsmoral im Home Office hat, ist nicht zu unterschätzen.

Gezielt Pausen einlegen

Gerade zu Hause neigt man dazu entweder gar keine Pausen zu machen oder die arbeitsfreie Zeit auf dem Sofa zu verbringen. Beides ist nicht sehr regenerativ und trägt auch nicht zu einem produktiven Arbeiten bei. Besser ist es, sich Pausen strikt und klar einzuplanen und dann auch sinnvoll zu nutzen, beispielsweise für einen kleinen Spaziergang an der frischen Luft. Neben der Einhaltung von Pausen sollte man auch aufpassen, dass man das regelmäßige Essen nicht vernachlässigt.

Eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen

Um konzentriert Arbeiten zu können, sollten neben der Ausstattung des Arbeitsplatzes auch Faktoren wie Raumklima, Beleuchtung und Ordnung berücksichtigt werden. Regelmäßiges Lüften fördert die Konzentration und eine angemessene Beleuchtung vermeidet eine Überbeanspruchung der Augen. Ordnung gehört im Home Office zum A und O. Halten Sie Ihren Home Office-Arbeitsplatz am besten genauso sauber und aufgeräumt, wie Ihren Arbeitsplatz im Büro.

Ergonomische Aspekte berücksichtigen

Wer über längere Zeit zu Hause arbeitet, sollte es tunlichst vermeiden, mehrere Stunden auf dem Küchenstuhl am Laptop zu arbeiten. Ein derartiger „Arbeitsplatz“ kann sich ziemlich schnell mit Rückenschmerzen rächen. Berücksichtigen Sie deshalb ergonomische Aspekte beim Aufbau Ihres Home Office Arbeitsplatzes, damit Sie auch zu Hause entspannt und ohne Beschwerden arbeiten können. HIER erfahren Sie mehr über die Basics der ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung.

Stellen Sie sich einen fixen Zeitplan auf

Wer seinen Tag nicht gut durchstrukturiert, kommt als „Home Officer“ schnell in die Bredouille. Erstellen Sie sich daher am besten einen Zeitplan, der festhält, wann Sie was erledigen. Achten Sie dabei darauf, berufliches und privates möglichst nicht zu vermischen. Bestenfalls erledigen Sie Ihre Arbeit in Zeitblöcken ohne Unterbrechungen. Das ist allerdings nicht immer möglich, besonders mit Kindern im Haushalt. Versuchen Sie jedoch auch diese Zeiten in Ihrem Tagesplan einzubeziehen und verschaffen Sie sich so einen Überblick.

Regelmäßige Präsenzzeiten einplanen

Damit der Betriebsablauf halbwegs normal weitergehen kann, sollten Meetings wie bisher durchgeführt werden. Das bedeutet für Sie, dass es auch im Home Office fixe Meeting-Termine gibt, an die sich alle Mitarbeiter verbindlich halten. Diese Termine sollten Sie sich fest einplanen und bestenfalls nicht völlig überrascht in der Unterhose vor der Webcam erscheinen.

Tipps für Arbeitgeber

Onboarding der Mitarbeiter

Als Arbeitgeber sollten Sie Ihre Mitarbeiter auf die Arbeit im Home Office vorbereiten. Geben Sie Ihnen alle nötigen Informationen, die diese benötigen, um erfolgreich von zu Hause aus zu arbeiten. Hierzu zählen unter anderem betriebsinterne Kodizes und Verhaltensweisen sowie Anleitungen zu Technik und Software. Treffen Sie nötigen Vorkehrungen in Form von Tunnelverbindungen (VPN), damit Ihre Mitarbeiter von daheim aus sicher auf das Firmennetzwerk zugreifen können. 

Bei der Arbeitsplatzgestaltung helfen und die Technik stellen

In der Regel findet sich in der überwiegenden Mehrzahl der Arbeitnehmerhaushalte ein Computer oder Tablet sowie ein Tisch und ein Stuhl. Fraglich ist bloß, ob Ihr Mitarbeiter damit auch tatsächlich so effizient wie im Büro arbeiten kann. Die IT-Ausstattung sollte nicht zuletzt aus Sicherheitsgründen möglichst vom Arbeitgeber gestellt werden. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, einen ergonomischen und produktiven Arbeitsplatz zu Hause zu gestalten. Stellen Sie ihm hierfür die nötige Hardware und gegebenenfalls auch die Einrichtung zur Verfügung. Tipps für die ergonomische Einrichtung des Arbeitsplatzes erhalten Sie HIER.

Kommunikation herstellen

Der Erfolg des Home Office steht und fällt mit der Kommunikation. Bestenfalls wird der Mitarbeiter im Home Office genauso in den Arbeitsalltag eingebunden, als wäre er direkt vor Ort. Die Erreichbarkeit über das Telefon sollte also Pflicht sein. Hierzu können auch verbindliche Telefonzeiten vereinbart werden, die dem Arbeitstag daheim Struktur geben. 

Darüber hinaus sind Videokonferenzen ideal geeignet, um den Mitarbeiter auch an Besprechungen teilnehmen zu lassen. Einen Menschen nicht nur zu hören, sondern auch zu sehen, stellt gleich eine viel persönlichere Ebene her. Das trägt dazu bei, dass beide Parteien gleichermaßen ein gutes Gefühl haben. Der Mitarbeiter fühlt sich weniger vom Unternehmen isoliert und beide Seiten wissen Bescheid, was gerade so läuft. Videokonferenzsysteme eignen sich ideal für eine Face-to-Face-Kommunikation und können zum Erfolg von Home Office beitragen.

Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern

Es ist wichtig seinen Mitarbeitern das nötige Vertrauen entgegenbringen und übermäßige Kontrollen zu vermeiden. Ein ausgeprägter Kontrollzwang des Vorgesetzten kann demotivieren, Kreativität einschränken und die Arbeitsleistung mindern. Ein angenehmer Home Office-Arbeitsplatz steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch das Image des Arbeitgebers. Binden Sie Ihre Mitarbeiter bei der Planung mit ein und erarbeiten Sie gemeinsam Regeln und Ziele, welche die Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses bilden.

Ruhezeiten respektieren

Vermeiden Sie es, Mitarbeiter noch abends, am Wochenende oder im Krankheitsfall mit Mails und Arbeitsaufträgen zu bombardieren. Das Home Office sollte nicht mit einer 24-Stunden-Erreichbarkeit gleichgesetzt werden. Einigen Sie sich mit den Mitarbeitern auf verbindliche Zeiten, an denen Sie sie kontaktieren können.

Zielvereinbarungen treffen und regelmäßige Reportings einfordern

Treffen Sie Zielvereinbarungen, bei denen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter realistische Ziele definieren. Gerade im Home Office ist es hilfreich, wenn man ein Ziel vor Augen hat, um nicht planlos drauf loszuarbeiten. Gleichen Sie die Zielerreichung regelmäßig ab und fordern Sie Updates und Reportings ein – das sollte allerdings nicht in Kontrollzwängen ausarten.

Feedbackkultur einführen

Mitarbeiter im Home Office brauchen Ihr Feedback – sogar noch mehr als diejenigen, die ständig im Büro sind. Im Home Office fällt es vielen oft nicht ganz einfach sich zu motivieren. Ein Lob als Anerkennung für gute Arbeit vom Chef kann hier Wunder wirken. Üben Sie, falls nötig, auch konstruktiv Kritik und erörtern Sie gemeinsam für beide Parteien akzeptierte Lösungen. Auch regelmäßige Video-Mitarbeitergespräche können Probleme bei der Home Office-Tätigkeit offenbaren, die anschließend aus dem Weg geräumt werden.