Collaboration Tools – für eine effizientere Zusammenarbeit

Collaborative Working Business & Professional

Teamwork spielt eine bedeutsame Rolle im modernen Büroalltag. Je mehr Mitarbeiter an Projekten zusammenarbeiten, desto wichtiger ist es, sich gezielt zu koordinieren und miteinander zu kommunizieren. Insbesondere dann, wenn sich die Teammitglieder nicht am selben Ort aufhalten. Alle Mitarbeiter sollten über die erforderlichen Ressourcen und Informationen verfügen und sich über relevante Änderungen im Arbeitsprozess auf dem Laufenden halten. Um den Workflow und den Informationsaustausch zu optimieren, kommen spezielle Hard- und Softwaretools für die Zusammenarbeit zum Einsatz, die sogenannten Collaboration Tools. Zu diesen Tools für die Zusammenarbeit gehören alle Lösungen, mit deren Hilfe mehrere Benutzer am selben Projekt arbeiten können, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Deshalb sollten auch Sie Collaboration Tools nutzen

Völlig gleich ob Konzern, KMU, Start-up oder das kleine Team aus Freiberuflern: Tools für die Zusammenarbeit können Ihnen viele Vorteile bieten. Einerseits lassen sich durch das standortunabhängige Arbeiten Reisekosten minimieren, andererseits können sie die Produktivität steigern. Projekte und Arbeitsprozesse können von einer schnelleren Bearbeitung profitieren. Im Allgemeinen kann gesagt werden, dass Tools für die Zusammenarbeit die Planung, Organisation, Kontrolle und Dokumentation der Teamarbeit verbessern.

Welche Funktionen sollten Collaboration Tools enthalten?

Collaboration-Tools beziehungsweise Collaboration-Software bieten zahlreiche verschiedene Funktionen zum Verwalten von Projekten zur professionellen Gestaltung des Arbeitsablaufs. Der Zweck dieser Softwarelösung ist die Optimierung des Workflows, weshalb die verschiedenen Tools für Bereiche wie Planung, Organisation oder Analyse geeignet sind.

Arbeitsorganisation

Zur Strukturierung der vielfältigen Aufgaben bieten viele Kollaborationsprogramme eine unterstützende Aufgabenablaufplanung. Das Management der Aufgaben erfolgt hierbei häufig nach dem Kanban-Prinzip mithilfe sogenannter Boards. Jeder Mitarbeiter hat ein eigenes Board, auf dem er seine noch nicht bearbeiteten, sein aktuell in Arbeit befindlichen sowie seine bereits erledigten Aufgaben sieht. Gleichzeitig kann auch der Arbeitsfortschritt andere Teammitglieder verfolgt werden.

Echtzeit-Kommunikation

Tools für die Zusammenarbeit enthalten normalerweise verschiedene Funktionen, um in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Ein Must-Have für jede Collaboration Software ist die Echtzeit-Kommunikation in Form von Live-Messengers und Videokonferenzen. Eine Anmerkungsfunktion ermöglicht eine schnelle und einfache Diskussion unklarer Aufgaben und Sachverhalte. Viele implementierte Anwendungen verfügen auch über Schnittstellen zu gängigen Programmen wie Outlook oder Skype.

Filetransfer und Cloud-Anbindung

Eine der wichtigsten Grundideen von Collaboration-Software ist, dass Benutzer Tabellenkalkulationen, Dokumente und andere Daten mit anderen Benutzern auf komfortable Weise teilen können. Viele Tools bieten eine zentrale Speicherplattform und die Möglichkeit, individuelle Zugriffsrechte zu definieren. Auf diese Weise kann immer von jedem Ort aus auf alle wichtigen Dateien zugegriffen werden. Projektmanager und Administratoren entscheiden, wer Zugriff auf welche Daten hat.

Kalender- und Terminplanung

Unabhängig davon, ob Sie eine Teambesprechung geplant haben, auf einen wichtigen geschäftlichen Anruf warten oder bestimmte Fristen im Auge behalten müssen – je mehr Termine anstehen, desto schwieriger wird es, sich einen Überblick zu verschaffen. Eine gemeinsame Kalender- und Terminplanung ist daher eine äußerst hilfreiche Funktion für die Teamarbeit. Mit Kalenderfunktionen, mit denen Sie alle zugehörigen Termine jederzeit freigeben und anzeigen können vereinfacht diese Funktion effektive die Zusammenarbeit.

Collaboration Tools

Integrierte Projektmanagement- und Creativity-Tools

Gemeinsame Projekte zu planen, überwachen und zu steuern, gehört zu den elementaren Funktionen einer effizienten Collarboration Software. Integrierte Project Tracking mithilfe von Gantt-Diagrammen, Netzplantechnik oder Meilensteintrendanalysen können wertvolle Werkzeuge bei der Planung und Durchführung von Projekten darstellen. Daneben implementieren Collaboraton Tools auch häufig Kreativitäsmethoden wie Mindmapping oder Brainstorming, die der effizienten Ideenfindung dienen.

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Welche Collaboration Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Insbesondere für kleine Unternehmen sind einfache und kostengünstige Tools normalerweise ohne teure Software-Suiten verfügbar. Kostenlose beziehungsweise kostengünstige Lösungen sind dabei nicht per se schlechter, jedoch häufig in ihrem Funktionsumfang beschränkt. Sie bieten nützliche Basis-Funktionen, sind in der Regel einfach zu bedienen und eignen sich daher insbesondere für kleinere Unternehmen. In der Regel sind die jeweiligen Lösungen jedoch auch auf eine bestimmte Anzahl an Nutzern begrenzt. Eine pauschale Aussage darüber zu treffen, welches die beste Software für die Zusammenarbeit ist, gestaltet sich schwierig. Denn die Auswahl der passenden Collaboration Software hängt immer von den individuellen Eigenschaften des jeweiligen Unternehmens ab. Kriterien wie zum Beispiel die Betriebsgröße, Branchen, IT-Infrastruktur, bisherige Arbeitsweisen können Einfluss auf die Auswahl haben. Um Ihnen jedoch einen Überblick über die verfügbaren Optionen zu geben, stellen wir Ihnen hier fünf beliebte und benutzerfreundliche Tools für die Zusammenarbeit vor.

Wichtige qualitative Auswahlkriterien abseits der Kosten

Funktionsumfang
Benutzerfreundlichkeit
Datenschutz & Datensicherheit
Skalierbarkeit
Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme / Schnittstellen / Kompatibilität
Verwaltung & Administration
Support des Anbieters

Vor der Auswahl sollten sie zunächst Ihre eigenen Anforderungen klar definieren. Wichtig bei der Auswahl und Einführung einer derartigen Softwarelösung ist außerdem, dass alle Beteiligten (also die zukünftigen Anwender) aktiv in den Prozess miteinbezogen werden.

Welche Collaboration Software gibt es?

Microsoft 365

Neben Windows ist Microsoft vor allem für seine Office-Anwendungen weltweit bekannt. Im Jahr 2011 brachte das Unternehmen diese Programme zusammen mit Microsoft 365 als Webanwendung in die Cloud und ebnete Word, Excel & Co. den Weg zur kollaborativen Software-Plattform. Es ist nicht erforderlich, Anwendungspakete zu erwerben, sondern die Programme unter Microsoft 365 zu abonnieren und über einen Webbrowser darauf zuzugreifen. Der zentrale Ort für Teamarbeit in Microsoft 365 ist Microsoft Teams. Unterwegs chatten, Besprechungen an jedem beliebigen Ort abhalten, flexibel telefonieren.

Mit Microsoft Teams produktiv zusammenarbeiten – Microsoft Teams in 14 Minuten erklärt von neumann.digital – digitales Marketing

Da Microsoft 365 verschiedene Programme beinhaltet, gibt es viele Möglichkeiten für die Zusammenarbeit. Mit Outlook (und Exchange) können beispielsweise verschiedene Kalender im Unternehmen gemeinsam genutzt werden. Nur wenige andere Lösungen bieten so viele Möglichkeiten. Obwohl Sie die Palette vieler anderer Tools für die Zusammenarbeit über Schnittstellen und andere Anwendungen erweitern können, hat Microsoft 365 alle wichtigen Tools direkt integriert.

Vorteile	Nachteile
Bewährte und weltweit genutzte Office-Software	Threading reduziert die Übersichtlichkeit
Alle Anwendungen aus einer Hand	relativ teuer
Webanwendung, PC-Version und mobile Apps
Gute Cloud-Integration

GSuite

Obwohl Google in erster Linie als Suchmaschinenanbieter bekannt ist, verwenden Millionen Menschen auf der ganzen Welt die zahlreichen weiteren Google Dienste wie zum Beispiel Google Maps oder Google Play. Zu den vielfältigen Google Anwendung zählt auch GSuite, ein Anwendungspaket, das Software für die Büroarbeit und mehrere Tools für die Zusammenarbeit bereitstellt – sozusagen die Antwort von Google auf Microsoft Teams. Auch GSuite ist ziemlich umfangreich.

Die meisten der GSuite Anwendungen sollten wohl bekannt sein: Google Mail, der kostenlose Mail-Dienst von Google, Google Text & Tabellen zum Erstellen von Dokumenten und Google Drive (der Cloud-Speicher des Anbieters). Chat und Videokonferenzfunktionen sind gut integriert und lassen sich auch prima auf mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets nutzen. Durch die Registrierung bei Google können private Nutzer die meisten darin enthaltenen Anwendungen kostenlos nutzen. Für das Unternehmen gibt es jedoch auch eine erweiterte Version, die andere Dienste enthält: professionelle E-Mail-Adressen, mehr Speicherplatz und Support.

Vorteile	Nachteile
Kostenlos für kleine Teams	Googles Datenschutzbestimmungen nicht vollständig transparent
Alle Anwendungen aus einer Hand	Office-Software mit etwas geringeren Funktionsumfang als bei Microsoft
Webanwendung, PC-Version und mobile Apps
Gute Cloud-Integration

Slack

Seit 2014 erleichtert das Collaboration-Tool Slack die Kommunikation zwischen Unternehmen und Agenten. Die Software stellt außerdem sicher, dass Benutzer immer Zugriff auf alle Anwendungen, Dienste und Ressourcen haben, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Laut Slack nutzen die Anwendung täglich mehr als 15.000 aktive Benutzer und mehr als 35.000 Unternehmen aus mehr als 100 Ländern. Webbasierte Anwendungen sind auch als Anwendungen für iOS, Android, Windows, MacOS und Linux verfügbar und können kostenlos („Kostenlos“) oder monatlich („Standard“ und „Plus“) bezahlt werden. Das Zusatzpaket zeichnet sich durch einen größeren Funktionsumfang aus.

https://youtu.be/MYA_I6m2cmg

Vorteile	Nachteile
Einfaches Dokumenten-Sharing	Datenspeicherung auf amerikanischen Servern
App für iOS und Android
Schnittstellen zu Drittanbietern

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Monday.com

Monday.com ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, mit der Teams Projekte und Tasks planen, ausführen und erledigen können. Egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Die einfache Bedienung und Flexibilität bedeutet schnelles Onboarding für Ihr Team und die Möglichkeit, Workflows

nach Ihren Vorlieben anzupassen. Mit leistungsstarken Produktivitätsfunktionen wie Zeiterfassung, automatisierten Benachrichtigungen, Abhängigkeiten, Zeitleistenansichten kann Ihr Team für jeden Projektmeilenstein bessere und schnellere Ergebnisse erzielen.

Vorteile	Nachteile
Intuitive Bedienung	nicht vollständig auf deutscher Sprache
Moderner Look	keine Time-Tracking-Tools
Individuelle Anpassungsmöglichkeiten	relativ teuer
SCRUM-Board
Gamification sorgt für Spaß beim Erledigen der Aufgabe
Zahlreiche Schnittstellen zu anderen Tools

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asana

Im Jahr 2011 veröffentlichten der Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz und der Programmierer Justin Rosenstein die Kollaborationssoftware asana. Beide arbeiteten zuvor an internen Lösungen, um den Workflow der Social-Media-Giganten zu optimieren, was auch zur Idee führte, unabhängige Tools zu entwickeln. Die SaaS (Software-as-a-Service)-Webanwendung wird auf dem Server des gleichnamigen Unternehmens gehostet und konzentriert sich auf die Verwaltung von Projekten und Aufgaben, ohne dass andere Kommunikationsplattformen erforderlich sind. To-do-Liste, Kanban-Board oder Gantt-Chart – als Nutzer haben Sie die Wahl. asana gilt allgemein als ziemlich benutzerfreundlich und ist in der Basisversion sogar kostenlos. Ideal also für kleinere Teams.

Vorteile	Nachteile
Kostenlos für bis zu 15 Teammitglieder	Datenspeicherung auf amerikanischen Servern
Mobile Apps für iOS und Android	Funktionen teilweise beschränkt
Diverse Optionen zur Gestaltung und Kategorisierung von Aufgaben
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Trello

Trello nutzt sogenannte Kanba-Boards, um Aufgaben zu verwalten. Die übersichtliche Benutzeroberfläche und die durchdachte Struktur bieten einen guten Überblick, weshalb Trello ziemlich intuitiv bedienbar ist. Sie können sofort sehen, welche Unteraufgaben noch offen sind und was erledigt wurde. Die browserbasierte Collaboration-Software arbeitet in Echtzeit und eignet sich insbesondere für kleinere Teams, die ohne großen Schulungsaufwand direkt loslegen wollen.

Vorteile	Nachteile
Intuitive Bedienung, guter Workflow, kein langwierige Einarbeitung	Position und Struktur der Karten im Board nicht veränderbar
Mobile Apps für iOS und Android	Archiv unübersichtlich
Diverse Optionen zur Gestaltung und Kategorisierung von Aufgaben	keine Echtzeit-Kommunikation wie Live-Chat oder Videocalls
	Für komplexere Projekte ungeeignet