Unter einem Handheld bzw. unter dem Begriff MDE sind Geräte zu verstehen, mit denen mobile Datenerfassung möglich ist. Diese sogenannten Mobil-Terminals erfassen Daten in der Regel mithilfe eines integrierten Barcodescanner, per RFID-Technologie, Kamera, Tastatur oder Touchscreen. Sie werden in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt, häufig finden sie in Industrie, Produktion, Logistik, im Dienstleistungsgewerbe oder auch im öffentlichen Sektor ihre Anwendung. Einen besonderen Stellenwert nehmen sie in den Bereichen Warenein- und ausgang, im Lager, bei der Zustellung von Paketzustellung sowie im Gastgewerbe ein. Für die mobile Datenerfassung werden in genannten Sektoren aber nicht nur die klassischen Handhelds herangezogen. Auch speziell abgestimmte Hardware in Form von Smartphones oder speziellen Tablets ist bereits auf diesem rasant umkämpften Markt angekommen und konnte sich dort bereits erfolgreich etablieren.
Handhelds sind in der Regel netzwerkfähig, das bedeutet, sie können via WLAN, 3G oder LTE eine Verbindung mit einem lokalen Netzwerk oder dem Internet aufnehmen. Die erfassten Daten können also nicht nur auf dem internen Speicher des MDE gespeichert werden, sondern lassen sich direkt drahtlos an Warenwirtschaftssystem, Dokumentenmanagementsysteme, Computer, Server oder beliebige andere Netzwerkgeräte weiterleiten. Die erfassten Daten stehen also in Echtzeit unterschiedlichen Systemen und Personen zur Verfügung und müssen nicht über Umwege manuell eingespeist werden. Hierdurch lassen sich Zeiten von Prozessabläufe deutlich reduzieren.
Die technischen Eigenschaften eines Handhelds hängen vom individuellen Einsatzgebiet ab. Folgende Kriterien geben Ihnen bei Ihrer Kaufentscheidung erste Anhaltspunkte:
Da Handhelds in der Regel täglich verwendet werden, sollten sie gut in der Hand liegen und sich leicht bedienen lassen. Bei den verschiedenen Geräten lassen sich Daten sowohl über eine physische Tastatur als auch über einen Touchscreen eingeben. Touchscreens bieten neben einer sehr einfachen Bedienbarkeit den Vorteil, dass auch Unterschriften erfasst werden können.
MDEs können Daten auf unterschiedliche Weise erfassen. Sie lesen beispielsweise verschiedene Arten von Strichcodes (1D, 2D, 3D), QR-Codes oder identifizieren Transponder mit elektromagnetischen Wellen (RFID). Der integrierten Barcodescanner sollte sowohl mit hoher Geschwindigkeit und Auflösung scannen als auch dabei eine gewisse Toleranz gegenüber Fehlscans aufweisen können. Falls auch Fotoscans von Dokumenten und Bildern getätigt werden müssen, spielt die Qualität der integrierten Kamera eine wichtige Rolle. In der Regel beherrschen moderne Handhelds viele unterschiedlichen Erfassungsmethoden, dennoch sollten Sie sich im Vorfeld darüber informieren, ob das jeweilige Gerät Ihrem Anwendungszweck gerecht werden kann.
Daten können drahtlos über unterschiedliche Funkstandards (WiFi, Bluetooth, 3G/4G) oder kabelgebunden via USB oder FireWire übertragen werden. Man unterscheidet weiterhin zwischen Online- und Offline-Handhelds. Offline-Handhelds können im Gegensatz zu Online-Handhelds keine Verbindung mit dem Internet aufnehmen und speichern die erfassten Daten lokal.
Die Themen Datenschutz und Datensicherheit haben nicht zuletzt seit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EUDSGVO) für Unternehmen jeder Größenordnung höchste Priorität. Die Datenerfassung mithilfe des Handhelds sollte daher stets über sichere Verbindungen erfolgen. Unterschiedliche Verschlüsselungsmethoden wie WPA-PSK, WPA, WPA2, WPA2-PSK, EAP-TTLS, EAP-TLS, WPA2-Enterprise, MS-CHAPv2 oder PEAPv0 tragen zu einer sicheren Übermittlung der erfassten Daten bei. Auch Antiviren Software kann für ein MDE von Relevanz sein, da die verwendeten Betriebssysteme häufig Sicherheitslücken aufweisen.
Auf MDE's kommen Betriebssysteme wie Android, Windows (Embedded Handheld) oder iOS zum Einsatz, die jeweils individuelle Vor- und Nachteile besitzen. Je nach Anwendungszweck und in Abhängigkeit zur bereit vorhandenen IT-Infrastruktur ist auch das Betriebssystem bei der Kaufentscheidung mit einzubeziehen.
Wichtig für die tägliche Arbeit mit dem Handheld ist ein gut ablesbares Display. Hierzu sollte es ausreichend groß sein und eine hohe Helligkeit (in cd/m² angegeben) bieten. Displays mit Touch-Unterstützung können den Vorgang der Datenerfassung vereinfachen. Von besonders hohem Stellenwert für einen mobilen Handheld sind lange Akkulaufzeiten. Die Akkukapazität wird vom Hersteller mit in Betriebsstunden oder in Milliampere stunden (mAH) angegeben.
Um seine anspruchsvollen Aufgaben erfüllen zu können, ist der Handheld auf genügend Rechenpower angewiesen. Wie auch bei Smartphone, Computer oder Tablet spielen in dieser Hinsicht vor allem Prozessor und Arbeitsspeicher eine wichtige Rolle.
Je nach Einsatzgebiet sind Handhelds unterschiedlich robust konzipiert, einige Modelle verfügen über einen Sturzschutz von bis zu 2 Meter und IP-Zertifizierung, was sie auch in besonders technikfeindlichen Umgebungen einsatzfähig macht. Einige Geräte sind wasserdicht und selbst bei extremen Temperaturen betriebsbereit. Sie lassen sich so auch beispielsweise innerhalb industrieller Anlagen mit hoher Luftfeuchtigkeit oder in Kühlhallen nutzen.
In den letzten Jahren konnte neben der Rechenleistung, Ergonomie und Zuverlässigkeit auch die Energieeffizienz von Handhelda spürbar verbessert werden, was zu einer deutlichen Steigerung des Workflows und damit einer Arbeitserleichterung für die Anwender führte. Diese innovativen Lösungen sorgen zusätzlich für einen erhöhten Umsatz und senken die Kosten im Arbeitsablauf.